מיון מועמדים: איך בונים תהליך גיוס שלא מפספס אנשים טובים
בקצרה: מיון מועמדים טוב לא מתחיל בקורות החיים אלא בהגדרה ברורה של מה התפקיד צריך לעשות ומה באמת חובה. כשהקריטריונים מוגדרים מראש וכל המועמדים נמדדים מול אותם קריטריונים, התהליך מהיר יותר, הוגן יותר, ופחות מועמדים טובים נופלים בדרך בגלל ניסוח קורות חיים חלש.
למה תהליך מסודר חוסך כסף
כל משרה פתוחה עולה כסף, גם כשאיש לא ממלא אותה. העבודה מתפזרת על הצוות הקיים, והמנהל מקדיש שעות לראיונות שלא מובילים לשום מקום. לכן מיון מועמדים הוא לא שלב טכני אלא המקום שבו נקבע כמה זמן הגיוס ייקח.
מה שמאריך תהליכים בדרך כלל הוא לא כמות המועמדים, אלא חוסר הסכמה פנימית על מה מחפשים. כשהמנהל המגייס והמנהל הישיר מדמיינים שני אנשים שונים, כל מועמד ייפסל מסיבה אחרת.
אם אתם רוצים להבין מה העלות המלאה של גיוס, המדריך לעלות גיוס עובד מפרק את הרכיבים.
שלב אפס: להגדיר את התפקיד לפני שמפרסמים
לפני שמפרסמים מודעה, שבו עם המנהל הישיר וסגרו שלושה דברים בכתב: מה האדם יעשה בשלושה החודשים הראשונים, מה חובה ביום הראשון, ומה אפשר ללמוד תוך כדי עבודה.
ההפרדה בין חובה לבין ניתן ללמידה היא החלטה הכי משפיעה בכל התהליך. רשימת חובה ארוכה מצמצמת את המאגר למעטים, ולעתים קרובות מוציאה החוצה את מי שהיה מצליח בתפקיד.
אחרי שהגדרתם, כתבו מודעה שמשקפת את זה בדיוק. מדריך כתיבת מודעת דרושים מראה איך לנסח אותה כך שתמשוך את האנשים הנכונים מלכתחילה.
סינון קורות חיים בלי לפספס אנשים טובים
סינון קורות חיים הוא השלב שבו נופלים הכי הרבה מועמדים טובים, כי קורות חיים מודדים בעיקר את היכולת לכתוב קורות חיים. שלושה כללים עוזרים:
סרקו לפי הרשימה, לא לפי תחושה. עברו על כל קורות חיים מול רשימת החובה שקבעתם, וסמנו עובר או לא עובר לכל סעיף. זה מונע מצב שבו מועמד נפסל כי העיצוב לא מצא חן.
אל תפסלו על פערים בלי לשאול. פער בתעסוקה יכול להיות לימודים, טיפול בבן משפחה או מילואים. שאלה אחת בשיחה פותרת את זה.
קבעו מי עובר לשלב הבא לפני שמתחילים. אם החלטתם מראש כמה מועמדים עוברים לשיחה טלפונית, לא תיקעו בערימה.
שאלות למיון טלפוני
שיחת מיון טלפוני קצרה נועדה לבדוק התאמה בסיסית ולא להחליף ראיון. אלה השלבים ומה לבדוק בכל אחד:
| שלב | מה בודקים | סימן שצריך לעצור |
|---|---|---|
| סינון קורות חיים | האם מתקיימות דרישות החובה שהגדרתם | אתם מוצאים עצמכם מנמקים למה לפסול מישהו |
| שיחה טלפונית קצרה | צפיות מהתפקיד, זמינות, הבנה של מה המשרה כוללת | המועמד לא יודע למה הוא פנה אליכם |
| ראיון מקצועי | איך המועמד פותר בעיה אמיתית מהתפקיד | שואלים רק על העבר ולא על העבודה עצמה |
| התאמה לצוות | אופן עבודה, קצב, תקשורת | מערבבים התאמה לצוות עם דמיון אישי |
| החלטה | השוואה מול אותם קריטריונים לכל המועמדים | ההחלטה נדחית שוב ושוב בלי מידע חדש |
שאלו את אותן השאלות לכל המועמדים. זה נשמע טכני, אבל זו הדרך היחידה להשוות ביניהם בסוף.
איך משווים מועמדים בלי הטיה
הדרך הפשוטה ביותר היא טבלה: שורה לכל מועמד, עמודה לכל קריטריון, ודירוג קצר לכל תא. מלאו אותה מיד אחרי כל שיחה ולא בסוף השבוע, כי הזיכרון מיטיב עם מי שדיברתם איתו אחרון.
שני מראיינים עדיפים על אחד, ועדיף שירשמו בנפרד לפני שמדברים. כשמדברים קודם, הדעה שנאמרה ראשונה נוטה לצבוע את השנייה.
צ׳קליסט לבניית תהליך המיון
עברו על הסעיפים לפני שמפרסמים את המשרה הבאה. הסימון נשמר רק במסך שלכם:
התהליך מוכן?
טעויות נפוצות במיון
- רשימת חובה מנופחת. כל דרישה מיותרת מצמצמת את המאגר ומאריכה את הגיוס.
- שינוי קריטריונים באמצע. אם הגדרת התפקיד משתנה אחרי עשרה ראיונות, מתחילים מההתחלה.
- הסתמכות על תחושת בטן בלבד. תחושה היא קלט, לא קריטריון. רשמו מה באמת היה.
- התעלמות ממועמדים שנדחו. מועמד שלא קיבל מענה מספר על זה, וזה משפיע על המוניטין שלכם.
- גררת החלטה. כל שבוע שעובר מגדיל את הסיכוי שהמועמד הטוב כבר חתם במקום אחר.
- ראיון שכולו עבר. שאלו גם שאלה שמדמה את העבודה עצמה.
איך מאצ׳ נכנס לתמונה
החלק היקר במיון הוא לעבור על מועמדים שמלכתחילה לא מתאימים. מאצ׳ בודקת התאמה לפי מקצוע, ניסיון, מיקום ואופי, כך שהמשרה שלכם מוצגת למי שרלוונטי לה. זה לא מחליף את השיקול שלכם, אבל הוא מקצר את הערימה שצריך לעבור עליה. הסלוגן שלנו מנוסח מצד מחפשי העבודה, מוצאים עבודה ולא מחפשים, והצד השני שלו הוא שגם אתם מקבלים פחות רעש.
מה עושים כשאין מספיק מועמדים מתאימים
כשהמאגר ריק, התגובה הנפוצה היא להוסיף עוד לוחות מודעות. לפני שעושים את זה, שווה לבדוק שלוש אפשרויות אחרות, כי הרוב מסתדר בלי להגדיל תקציב.
צמצמו את רשימת החובה. בדרך כלל יש שם סעיף אחד שנכנס מתוך הרגל ולא מתוך צורך אמיתי. הסרה של דרישה אחת פותחת לעתים את המאגר מחדש.
בדקו את המודעה עצמה. מודעה שמנוסחת כרשימת דרישות בלבד מבריחה אנשים טובים שלא עונים על מאה אחוז מהסעיפים. תיאור של מה האדם יעשה בפועל עובד טוב יותר.
בדקו את מהירות המענה שלכם. מועמדים טובים נמצאים במקביל בכמה תהליכים. אם אתם חוזרים אליהם אחרי שבועיים, המאגר לא ריק אלא פשוט נסגר לפניכם.
רק אחרי ששלושת אלה נבדקו, שווה להרחיב ערוצים או לשקול העלאה של החבילה.
שאלות נפוצות
כמה מועמדים כדאי להעביר לראיון?
אין מספר אחד נכון. העיקרון הוא להחליט מראש כמה עוברים לכל שלב, כדי שההחלטה לא תיקבע לפי עומס העבודה באותו שבוע.
האם כדאי לפסול מועמד על קורות חיים מרושלים?
תלוי בתפקיד. אם כתיבה ודיוק הם חלק מהעבודה, זה סיגנל רלוונטי. אם לא, בדקו את התוכן ולא את הצורה.
מה שואלים במיון טלפוני?
מה המועמד מבין על התפקיד, מה הוא מחפש עכשיו, מה הזמינות שלו, ושאלה אחת על ניסיון רלוונטי. זה מספיק לשלב הזה.
כמה זמן צריך לקחת תהליך מיון?
הדבר החשוב הוא לקבוע לוח זמנים מראש ולעמוד בו. תהליך שנמשך בלי סיבה מאבד מועמדים טובים.
מי צריך להיות מעורב בהחלטה?
כדאי שהמנהל הישיר יהיה מעורב מהשלב שבו מגדירים קריטריונים, ולא רק בראיון האחרון.
איך מודיעים למועמד שלא התקבל?
הודעה קצרה, ברורה ומכבדת, בתוך הטווח שהבטחתם. לא חובה לפרט נימוקים, אבל כן לענות.
האם מבחני מיון עוזרים?
מבחן שמדמה משימה אמיתית מהתפקיד מוסיף מידע. הקפידו שהוא קצר ומכבד את זמן המועמד.